MAN02 - Communication relative chantier_top

Voorziening | Communicatie over de werken

Communicatie over de werken

© Milan Ilic Photographer / Shutterstock.com

Een goed werfbeheer gaat noodgedwongen gepaard met een goede voorlichting van alle betrokken personen: de buurtbewoners over de potentiële hinder en de betrokkenen op de werf over de invoering van maatregelen waarmee deze hinder kan worden beperkt. De communicatiemiddelen waaraan voorrang moet worden gegeven, zullen verschillen naargelang van deze twee groepen, de omvang van het project... Door goed te communiceren, zullen de buurtbewoners de werken beter aanvaarden.

Wie neemt de communicatiebenadering voor zijn rekening?

Het is de milieucoördinator die instaat voor de voorlichting en de communicatie over de werken.

Hoe de communicatie over de werken organiseren?

De informatie en de communicatiemiddelen waaraan voorrang moet worden gegeven, hangen af van het beoogde publiek, de fase van het project (vóór, tijdens of na de werken) en de omvang van het project .

Buurtbewoners

De communicatiemiddelen die moeten worden overwogen bij de buurtbewoners, worden hieronder uiteengezet. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat er wordt gecommuniceerd in de geboortetaal van de gemeenschappen die naast de werf wonen.

  • Voor kleine projecten (< 1000 m²):

    • Vóór het begin van de werken: een nieuwsbrief verzenden die het volgende preciseert:

      • de context van de werken (aard van de werken, duur van de werken, verkeersplan in de directe omgeving van de werken);
      • de mogelijke hinder : werfuurroosters, periodes met meer lawaai ... 
    • op het einde van de werken: bedankbrief voor hun geduld;
  • Voor middelgrote projecten (tussen 1000 en 5000 m²) is ook het volgende mogelijk:

    • het aanspreekpunt voor vragen en klachten aanplakken, aan de rand van de site op een bord of door middel van affiches. Dit contact zal ook het contact van de milieucoördinator kunnen zijn;
  • Voor grote projecten (> 5000 m²) is ook het volgende mogelijk:

    • de buurtbewoners regelmatig op de hoogte brengen van de vorderingen van de werken, door middel van affiches en/of brieven;
    • vóór het begin van de werken: een informatiesessie organiseren voor de buren, die eventueel nogmaals kan worden gehouden op het ogenblik van een fase van de werken die nieuwe hinder veroorzaakt;

Bord op de werf met vermelding van een aanspreekpunt

Informatieblad over de hinder van een werf

image1image2

bron: Opleidingen van Leefmilieu Brussel

bron: Opleidingen van Leefmilieu Brussel

Betrokkenen bij de werken

Alle betrokkenen bij de werken (ondernemingen, arbeiders, onderaannemers) moeten op de hoogte worden gebracht van de maatregelen die ermee zijn verbonden, door gebruik te maken van aangepaste communicatiemiddelen waarbij de verschillende talen worden gebruikt die ze kunnen begrijpen:

  • Voor kleine projecten (< 1000 m²), 

    • een informatiebrochure verspreiden over de context van het project en de benaderingen die moeten worden toegepast op de werf met betrekking tot:

      • de veiligheid (signalisatie van de potentiële gevaren, de loopzone ...);
      • het milieu (maatregelen tegen lawaai, stof, bescherming van de bodem, water ...);
    • affiches aanplakken aan de hand waarvan de sorteercontainers kunnen worden geïdentificeerd;
    • een ochtend rond sensibilisering voor alle betrokkenen organiseren, tijdens de eerste week in het begin van de werken, die nogmaals moet worden georganiseerd voor de betrokkenen die later aankomen;
  • Voor middelgrote projecten (tussen 1000 en 5000 m²) is ook het volgende mogelijk:

    • een verkeersplan voorzien, aan de ingang van de site, en de ingang duidelijk aangeven voor de leveranciers en de bezoekers;
    • een toegang tot de site voor bezoekers met beperkte mobiliteit inrichten;
    • de gegevens van de milieucoördinator verstrekken.
  • Voor grote projecten (> 5000 m²) is ook het volgende mogelijk:

    • de werknemers diepgaand sensibiliseren door de werkwijzen en de realisatie van acties voor de beperking van de hinder te preciseren, door te communiceren over de inhoud van de volgende bedrijfsdocumenten: contract, bestek, milieuhandvest ...;
    • andere vergaderingen organiseren tijdens de werken , naargelang van de behoeften. Daarbij wordt een regelmaat van één keer per maand aanbevolen;

Affiches die de locatie van sorteercontainers aangeven

Affiche waarop de toe te passen milieubenaderingen worden voorgesteld

image4

image5

image6

bron: Opleidingen van Leefmilieu Brussel

bron: Métropole Nice Côte d'Azur

Hoe omgaan met de klachten van de buurtbewoners?

Voor grote projecten (> 5000 m²) wordt het mogelijk om een klachtenprocedure te voorzien voor de buurtbewoners. Deze procedure omvat:

  • de ontwikkeling van een klachtenregister dat altijd beschikbaar is op de werf (datum, aard, genomen maatregelen);
  • de voorziening van een telefoonlijn en/of een website die de buurtbewoners de mogelijkheid biedt om op ieder ogenblik hun klachten door te geven;

Het is uiterst belangrijk om alle klachten snel te behandelen, door deze nauwgezet te analyseren en de buurtbewoners tegemoet te komen door de noodzakelijke maatregelen te nemen.

Hoe de communicatiebenadering voltooien?

Wanneer werken ten einde lopen, kan de buurtbewoners worden gevraagd om feedback te geven. Daarvoor moet bij de verzending van de bedankbrief een formulier worden toegevoegd voor de evaluatie van de te verbeteren punten, dat elke buurtbewoner invult en terugstuurt naar de milieucoördinator .

Voor grote projecten kunnen de werken worden afgesloten door middel van een diepgaande analyse van de verschillende milieumaatregelen die werden genomen op de werf. Er wordt dan een milieubalans van de werken opgemaakt door de milieucoördinator en de resultaten worden meegedeeld aan de ondernemingen en de werknemers die tussenbeide zijn gekomen, hetzij tijdens een afsluitende vergadering, hetzij door aanplakking, hetzij per brief.

Over het algemeen zal de communicatiebenadering, die dan meer is verbonden met het project in zijn geheel en niet langer specifiek met de werken, kunnen worden voortgezet tijdens de exploitatiefase van het gebouw door middel van nieuwe sensibiliseringsbenaderingen, dit keer rond het gebruik van het gebouw.

bijgewerkt op 25/01/2018

Code n° : G_MAN02 - Thema's : Beheer van het project, de werf, het gebouw - Andere thema's : Werf