De participatieve benadering wordt uitgewerkt in drie grote hoofdfasen:
- Het gaat er bovenal om te evalueren hoe relevant het is om een dergelijke benadering toe te passen .
- Als de benadering relevant wordt geacht, zal het er vervolgens om gaan deze benadering toe te passen door de praktische aspecten vast te stellen .
- Op het einde van het project zal het er ten slotte om gaan de benadering te voltooien door met name feedback te geven aan de deelnemers.
Evalueren hoe relevant het is om een participatieve benadering toe te passen
Het is noodzakelijk om de relevantie van een participatieve benadering in het kader van het betrokken project te evalueren, door de context ervan te analyseren, de betrokken spelers te identificeren en te begrijpen, en hen te vragen hoe gegrond ze een dergelijke benadering vinden.
De context van het project analyseren
Deze analyse zal worden uitgevoerd in het stadium van het ontwerp van het project en zal betrekking hebben op de volgende punten:
- belangrijkste componenten van het project ;
- uitdagingen van het project (milieu, levenskwaliteit van de buurtbewoners, gebruikers ...);
- juridische context van de behandelde vragen;
- kenmerken van de terreinen die aan de vestigingslocatie grenzen ;
- kenmerken van het sociaaleconomische milieu waarin het project wordt opgenomen ;
- reglementair kader dat verband houdt met de participatieve benadering , inzicht in het goedkeuringsproces en aard van de vereiste openbare raadplegingen;
- ...
Bepalen welke onderwerpen het voorwerp van de participatieve benadering zullen zijn
Het gaat er hier om de aspecten in verband met het project te bepalen, die het voorwerp van de participatieve benadering zullen zijn. Het doel ervan moet duidelijk worden bepaald en daartoe kan het interessant zijn om zich de volgende vragen te stellen:
- Is het project van de belanghebbenden al bekend?
- Is het doel van het project polemisch?
- Welke elementen uit de geschiedenis van het grondgebied zullen een invloed hebben op de participatie of op de verwachtingen ten aanzien van het project?
- ...
Deze analyse moet op hetzelfde ogenblik als de identificatie van de betrokken spelers worden uitgevoerd (zie hieronder).
De spelers identificeren en begrijpen op wie het project betrekking heeft
Zodra de spelers zijn geïdentificeerd op wie het project betrekking heeft (buurtbewoners, gemeente, instellingen voor raadpleging van burgers, enz.), zal een beter inzicht in hen het mogelijk maken om de participatieve benadering beter te plaatsen.
De analyse kan voor elk van de spelers worden uitgevoerd aan de hand van de volgende vragen:
Wie zijn de belanghebbenden van het project?
- Welke belangen hebben ze?
- Welke macht hebben ze?
- Welke relaties onderhouden ze met elkaar? Hebben ze vertrouwen in elkaar?
- Welke kijk hebben ze op participatie?
- Welke perimeter moet in aanmerking worden genomen (bijvoorbeeld 100 m rond het project)?
- Welke bevoegdheden hebben ze?
- ...
Waarom de belanghebbenden erbij betrekken?
- Welke expertises kunnen ze aanreiken?
- Voor welke informatie zou het interessant zijn om hen die te bezorgen?
- ...
- Wat zijn de potentiële gelijklopende en uiteenlopende meningen?
- ...
Poolshoogte nemen bij de buurtbewoners en toekomstige gebruikers
De buurtbewoners en toekomstige gebruikers zullen op informele wijze gericht worden geraadpleegd, om hen de mogelijkheid te bieden niet alleen over het project, maar ook over de eventuele toepassing van een participatieve benadering hun mening te geven. Bij deze gelegenheid zullen hen informatie-elementen worden bezorgd met betrekking tot het project (inplantingsplan, 3D-afbeeldingen, ontwikkelde aspecten in het project ...) door middel van aanplakreclame, een website, reclamedrukwerk ...
De positieve impact en de negatieve impact van het project zullen vervolgens worden geanalyseerd naargelang van het standpunt van die laatsten, om te evalueren welke angsten ze zouden kunnen hebben. Dit zal het ook mogelijk maken om essentiële informatie over de dynamiek en de lokale uitdagingen te verzamelen, om deze te vergelijken met de waarden die het project onder de aandacht wil brengen.
De participatieve benadering toepassen
Na te hebben bepaald hoe relevant een participatieve benadering is, dient het volgende te gebeuren:
- Een leider aanwijzen;
- De doelstellingen van de participatieve benadering bepalen;
- Een klimaat van vertrouwen creëren;
- De participatiegraad van de spelers preciseren;
- De methode(s) kiezen die geschikt is (zijn) voor het project;
- De planning van de benadering opstellen;
- De potentiële deelnemers op de hoogte brengen van de participatieve benadering;
- De hulpmiddelen ter beschikking stellen die noodzakelijk zijn voor de benadering;
- Een moderator tussenbeide laten komen;
- De participatie opnemen in het bestek;
- De kosten evalueren;
- Tussentijdse feedback voorzien.
Een leider aanwijzen
Om ervoor te zorgen dat de benadering goed wordt toegepast, is het belangrijk om een leider aan te wijzen die als coördinator zal fungeren en deze taak van het begin tot het einde van het project zal kunnen vervullen. Deze leider zal de opdrachtgever, de architect of om het even welke andere persoon van het project kunnen zijn.
De doelstellingen van de participatieve benadering bepalen
Het gaat erom de doelstellingen en de ambitie van de participatieve benadering te bepalen. Deze zullen betrekking kunnen hebben op:
- het aantal deelnemers die positief reageren op de participatieve benadering;
- de verscheidenheid van de aanwezige spelers: buurtbewoners, gebruikers, instellingen, activiteitensectoren ...;
- de concrete antwoorden die de deelnemers krijgen, rekening houdend met hun waarden en hun bezorgdheden;
- de invoering van maatregelen om de impact te verzachten;
- de mate van integratie, aanvaarding van het project in de omgeving ervan;
- de opvolging en de concretisering van de oplossingen die de benadering aanreikt;
- de totstandbrenging van toekomstige samenwerkingen ten gevolge van de benadering;
- ...
De bepaling van deze doelstellingen zal het mogelijk maken om het welslagen van de participatieve benadering op termijn te evalueren.
De potentiële deelnemers op de hoogte brengen van de participatieve benadering
De participatieve benadering moet het idealiter mogelijk maken om een zo breed en gevarieerd mogelijk publiek te bereiken. De sociaaleconomisch meest kwetsbare personen zijn evenwel over het algemeen het minst vertegenwoordigd bij dit type proces.
Om de participatie mogelijk te maken van een maximaal aantal personen op wie de tijdens de identificatie van de spelers vastgestelde perimeter betrekking heeft, gaat het er dus om de tijdsblokken aan te passen aan de verschillende beoogde doelgroepen (door voorrang te geven aan vergaderingen op weekdagen in plaats van tijdens het weekend of tijdens de vakantie), en afwisseling te brengen in de ontmoetingsplaatsen (en er bovendien voor te zorgen dat deze goed zijn uitgerust: meubilair, stopcontacten ...).
Het is ook belangrijk om genoeg reclame te maken rond de benadering, door de promotiemiddelen uit te breiden die het mogelijk maken om de verschillende doelgroepen te bereiken, bijvoorbeeld:
- aanplakreclame,
- brochures,
- straatinterviews,
- informatiestands op de markten,
- advertenties in de lokale pers,
- ...
Een klimaat van vertrouwen creëren
Het is de bedoeling om de benadering geloofwaardig te maken en een vertrouwensrelatie tot stand te brengen met de deelnemers, door de regels en de middelen vast te leggen die de benadering ondersteunen. Het participatieproces moet steunen op wederzijdse erkenning tussen de mensen die eraan deelnemen:
- voor niet-professionele spelers : representatief zijn en zich erkend voelen als bekwame en geloofwaardige partner in de ogen van professionele experts;
- voor professionals : kunnen luisteren en dingen ter discussie kunnen stellen.
De participatiegraad van de spelers preciseren
Het is noodzakelijk om het interventieniveau van de verschillende spelers duidelijk te preciseren van bij het begin van de ontwerpfase van het project . Dit zal ervoor zorgen dat iedereen de mogelijkheden en beperkingen van zijn of haar respectieve functie kent. Het interventieniveau correct vaststellen is essentieel voor het goede verloop van het project, om spanningen ten gevolge van slecht vastgestelde beperkingen en bevoegdheden te vermijden.
De methode(s) kiezen die geschikt is (zijn) voor het project
Naargelang van het kader van de benadering dat hierboven wordt voorgesteld, is het mogelijk dat er gebruik moet worden gemaakt van een combinatievan participatiemethodes .
De meest efficiënte manier om het succes van de benadering te garanderen, bestaat erin de flexibiliteit ervan te garanderen door regelmatig overleg te plegen met de deelnemers.
Het zal erom gaan een benaderingsmodel in te voeren dat meerdere participatiegraden en -methodes kan combineren.
Het volgende model kan bijvoorbeeld worden uitgevoerd.
Voorbereidende werkontmoetingen, om opmerkingen en meningen te verzamelen :
- beknopte presentatie van het project (situatieplan, programma van de behoeften, planning van het project) en van het ontwerpteam ;
- stand van zaken van ieders behoeften en verwachtingen, van de kansen, de bedreigingen, de verwachte impact ;
- de aandacht vestigen op de belangrijkste uitdagingen ;
- realisatie van een samenvatting en een voorontwerp op deze basis ;
Tweede reeks werkontmoetingen, om de aangebrachte aanpassingen te valideren :
- presentatie van het voorontwerp en verzameling van informatie en opmerkingen van de verschillende spelers ;
- eigen inbreng van de spelers ;
- heraanpassing van het project op basis van de verzamelde elementen ;
Bijeenkomst van kleinere werkgroepen, om tot overeenstemming te komen op basis van de verschillende elementen die in de vorige fase werden gevalideerd :
- bezoek ter plaatse om het definitieve project voor te stellen aan de deelnemers ;
- definitieve goedkeuring ;
- Openbare vergadering waarop het project publiek en pedagogisch wordt voorgesteld, door de spelers tussenbeide te laten komen die hebben deelgenomen aan het participatieproces, waardoor kan worden nagegaan op welke manier het grote publiek de uiteindelijk gekozen oplossingen ontvangt.
De planning van de benadering opstellen
De planning van de participatieve benadering stemt overeen met de planning van het project, waarin de tussenkomst van de verschillende spelers is vastgelegd om ervoor te zorgen dat het proces zo efficiënt mogelijk is.
Deze planning wordt aangepast rekening houdend met de mogelijke verlengingen van de verschillende fasen van het project, die gewoonlijk langer zijn tijdens het ontwerp, en die tot het uitvoeringsdossier kunnen gaan.
De middelen ter beschikking stellen die noodzakelijk zijn voor de benadering
Zodra het model van de benadering is vastgesteld wat de methodes en de planning betreft, gaat het erom de menselijke en technische middelen te voorzien die noodzakelijk zijn voor de toepassing van de participatieve benadering:
- aanstelling van een moderator die is gespecialiseerd in participatieve benaderingen;
- identificatie van noodzakelijke vergaderruimten en het noodzakelijke meubilair;
- levering van materiaal (computers, potloden, markeerstiften, papier ...), dragers (flap-overs, projectiemateriaal), communicatiewijzen, internetverbinding, aanmaak van een specifiek internetadres voor het project, enz.
- levering van tamelijk gedetailleerde informatie over het project en het verloop ervan die de deelnemers gemakkelijk kunnen raadplegen, om hen de mogelijkheid te bieden hun mening met kennis van zaken te geven.
Een moderator tussenbeide laten komen
Een participatieproces beheren is complex. Het is dus raadzaam om iemand met ervaring in participatieve benaderingen aan te stellen, ofwel binnen het ontwerpteam (wat als voordeel heeft dat de moderator een goede kennis van het dossier heeft), ofwel door een beroep te doen op een expert in participatie.
De moderator speelt de rol van “vrijwaarder van het kader” tijdens zijn tussenkomst ten aanzien van de verschillende partijen. Hij zorgt ervoor dat de debatten goed verlopen en er een vertrouwenwekkende gespreksruimte wordt gecreëerd, door op het volgende te wijzen: het proces in zijn geheel, de rol van de spelers, de doelstellingen en het ritme van de vergaderingen, de behandelde onderwerpen, de manier om bij te dragen aan de gesprekken.
Een andere fundamentele rol van de moderator bestaat erin de expertise van de bewoners te benutten, met andere woorden de eisen van de bewoners op te nemen in een register waartoe ook de professionals toegang hebben.
De moderator moet over een zeker aantal kwaliteiten beschikken: diplomatie, doortastendheid, onpartijdigheid, respect ... Hij moet weten hoe vergaderingen in goede banen worden geleid, namelijk door te luisteren naar de deelnemers en iedereen de kans te geven om zich te uiten, en daarbij de focus van de debatten op de behandelde onderwerpen te houden.
Hij onderhoudt bovendien nauwe contacten met het ontwerpteam en de opdrachtgever, om hen op de hoogte te brengen van de opmerkingen die werden verzameld in het kader van de participatieve benadering, en om ervoor te zorgen dat er heroriëntaties plaatsvinden / beslissingen worden genomen.
De participatie opnemen in het bestek
Wanneer de participatieve benadering is terug te vinden in het eisenprogramma of in de bestekken, wordt deze benadering slechts uitzonderlijk expliciet vastgesteld. Bovendien kunnen de ontwerpteams en de algemene aannemers deze benaderingen naar de achtergrond dringen. Het zal er dus om gaan ervoor te zorgen dat de beslissing voor de gunning van een opdracht voor aanneming van werken wordt genomen op basis van dit criterium, en de elementen met betrekking tot de benadering nauwkeurig te beschrijven in de bestekken, met name:
- de methodologie van de participatieve benadering (keuze van de participatiegraad en van de te gebruiken methodes),
- de in te zetten menselijke en technische middelen (moderator, geschat aantal vergaderingen, terbeschikkingstelling van hulpmiddelen, noodzakelijk materiaal).
De kosten evalueren
De kosten zijn verbonden met de menselijke en technische middelen die worden ingezet om de participatieve benadering tot een goed einde te brengen :
- prestaties van de betrokkenen (ontwerpteam, experts, moderator ...) ;
- organisatie van de vergaderingen (vergaderruimte, materiaal, communicatiedragers, enz.) ;
- ontwikkeling van een communicatiedrager (website, enz.) ;
- eventuele specifieke hulpmiddelen zoals participatie-evenementen (wandelingen, collectieve workshops, enz.) ;
- ...
De participatieve benadering voltooien
Om de participatieve benadering naar behoren te voltooien en voort te zetten nadat de werken zijn voltooid, kunnen de volgende acties worden ondernomen :
- De deelnemers aan de benadering passende feedback bezorgen : als bepaalde elementen die de deelnemers hebben gevraagd, uiteindelijk niet konden worden uitgevoerd, zal ervoor worden gezorgd dat ze voldoende informatie krijgen over de oorzaken, de gevolgen en de redenen van deze niet-keuzes.
- Een peiling uitvoeren bij de reële gebruikers nadat ze in het gebouw zijn getrokken over de efficiëntie van de benadering die vooraf werd toegepast, en de mate waarin het gebouw overeenstemt met hun wensen en verwachtingen.
- Een werkgroep oprichten met de reële gebruikers (die eventueel al hebben deelgenomen aan de werkgroep tijdens de ontwerp- en uitvoeringsfase) die de integratie mogelijk maakt van de mening van de gebruikers tijdens de levensduur van het gebouw in het stadium van de verschillende tussenkomsten voor onderhoud (die kan overeenstemmen met de groepering van de mede-eigenaars).
- Voor grote projecten kan het interessant zijn om feedback te krijgen van de buurtbewoners over het verloop van de werken (zie voorziening Communicatie over de werken).
- De benadering evalueren ten aanzien van de doelstellingen die in het begin werden bepaald.
